Il est important de respecter quelques règles lors de la production de documents texte, afin de permettre à un maximum de personnes de pouvoir les consulter. Ces règles vont permettre un meilleur repérage dans le document, une lecture facilitée, et l'usage éventuel d'une synthèse vocale. Comme tous les autres aménagements, conçus à l'origine pour les personnes malvoyantes ou aveugles, ils faciliteront également l'accès au document pour bien d'autres personnes.

Police et mise en forme

Éviter les polices fantaisistes pour privilégier des polices de caractères clairement dessinées, et sans empattement (Arial, Verdana, Calibri par exemple). La taille des caractères devra être au minimum 14 pour une impression papier.

Limiter l'usage du gras et de l'italique, comme du soulignement.

Aligner le texte à gauche.

Conserver les accents sur les lettres capitales.

Structuration du document

Donner un titre à chaque document.

Hiérarchiser les paragraphes avec les styles "Titre 1", "Titre 2", etc.

Utiliser les paramètres d'espacement et les sauts de page ou de section. Ne pas multiplier les retours à la ligne.

Ajouter un sommaire cliquable si le document fait plus de 4 ou 5 pages.

Images et schémas

Donner un texte de remplacement à chaque image ou schéma, afin qu'une personne déficiente visuelle puisse savoir ce que contient l'élément non-textuel. Ne le faire que pour les images utiles à la compréhension du document.

Acronymes

À la première occurrence, développer l'acronyme (ou ajouter un glossaire).

Éviter d'écrire des mots entiers en majuscules.

Confort visuel

S'assurer d'un contraste suffisant entre le texte et la couleur de fond.

Tableaux

Spécifier les lignes et les colonnes d'en-tête.

S'assurer que les tableaux sont sur une seule page.

Éviter de fusionner et fractionner les cellules.

Si une cellule ne contient pas d'information, la compléter par un tiret.

Utiliser les tableaux à bon escient : s'il s'agit de présentation de texte, utiliser les colonnes dans les outils de mise en page.

Pour aérer le tableau, utiliser les fonctions de formatage, ne pas insérer de ligne blanche ou de retours à la ligne.

Associer une légende et une alternative textuelle à chaque tableau.

Sources

Accessibilité des documents texte, par l'association Valentin Haüy.

8 règles de base pour réaliser un document Word accessible par l'Association pour le Bien des Aveugles et malvoyants.